XỬ LÝ VĂN BẢN

I.1 Mục đích

• Hướng dẫn người được giao việc thực hiện xử lý văn bản điện tử trên EFY-eCONTRACT.

I.2 Các bước thực hiện

• Bước 1: Xem danh sách văn bản cần xử lý.

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản khác -> chọn Xử lý văn bản.

• Bước 2: Xem nội dung văn bản.

  • Nhấn vào biểu tượng tương ứng với văn bản muốn xem nội dung chi tiết trước khi thực hiện xử lý.

    

  • Hệ thống chuyển đến giao diện Thông tin văn bản để người xử lý xem được nội dung văn bản, thông tin văn bản, người ký và tải file.

    

• Bước 3: Xử lý văn bản và thiết kế vị trí ký.

• Nhấn vào biểu tượng để thực hiện xử lý văn bản.

• Hệ thống chuyển người sử dụng đến giao diện Xử lý văn bản.

• Người sử dụng nhập thông tin: Chọn trạng thái xử lý, Nội dung thực hiện, Đính kèm thêm file (Nếu có).

• Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập.

• Đính kèm các file liên quan (nếu có):

  Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 file và 1 file đính kèm tải lên không được quá 10MB.

  • Cách 1: Tải file lên từ máy tính.

  

  • Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).

    • Click vào -> Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập

    

    • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

    

    • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

    

    Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

    

    Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

    

    • Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

    

• Sau đó người sử dụng nhấn Lưu để cập nhật thông tin xử lý cho văn bản.

• Hệ thống tự động chuyển người sử dụng sang giao diện Ký số văn bản trong trường hợp người sử dụng được yêu cầu ký nháy.

  • Thiết lâp vị trí hiển thị chữ ký.

    • Kéo vị trí chữ ký: Anh/chị kéo chữ ký từ khung Chữ ký của tôi và đặt sang bất kỳ vị trí mong muốn ký của văn bản. Sau khi thực hiện ký, chữ ký sẽ được hiển thị tại vị trí được kéo.

    

    • Ký nhiều chữ ký trên 1 văn bản: Phần mềm hỗ trợ người sử dụng thêm nhiều chữ ký của mình trong cùng một văn bản trong các trường hợp người sử dụng muốn ký nháy, ký nhiều trang, ký bổ sung phụ lục…Anh/chị thao tác kéo chữ ký và đặt tại các vị trí cần ký nhiều lần.

    

  • Căn chỉnh vị trí và kích thước của chữ ký.

    • Giữ chuột trái vào hình ảnh chữ ký và di chuyển để thay đổi vị trí chữ ký.

    • Giữ chuột trái ở các lề góc để tăng giảm kích thước chữ ký.

    

  • Nhấn nút “Ký số ” để thực hiện ký điện tử vào văn bản.

  

  • Lưu ý: Nếu người ký trong quá trình giao việc không Yêu cầu ký nháy thì người nhận công việc không cần thực hiện thao tác ở tab Ký số văn bản.

• Bước 4: Nhập mã PIN của chữ ký số.

• Trường hợp 1: Trường hợp sử dụng Token CKS.

Người sử dụng cắm USB Token vào máy tính, cài đặt và thực hiện nhập mã PIN CKS để ký.

• Trường hợp 2: Trường hợp sử dụng CKS máy chủ (HSM).

Văn bản lúc này được cập nhật về trạng thái Chờ ký và có thêm chữ ký của người xử lý văn bản.

I.3 Quản lý nhật ký xử lý văn bản

Tại danh sách Xử lý văn bản, nhấn vào biểu tượng để mở giao diện quản lý nhật ký xử lý của từng văn bản.

Hệ thống chuyển đến giao diện Nhật ký chi tiết của văn bản, chức năng này giúp anh chị theo dõi được tình trạng ký của từng văn bản.