THIẾT LẬP MẪU VĂN BẢN#

I.1 Mục đích#

Hướng dẫn thiết lập mẫu văn bản dùng phục vụ việc lập văn bản được nhanh chóng.

I.2 Các bước thực hiện#

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản điện tử -> Mẫu văn bản để vào danh sách quản lý Mẫu văn bản.

I.2.1 Khởi tạo mẫu văn bản#

Bước 1: Tại danh sách mẫu văn bản, nhấn biểu tượng để bắt đầu tạo mẫu văn bản.
Bước 2: Tải lên file mẫu văn bản của đơn vị.

Có 1 số lưu ý đối với file mẫu văn bản tải lên như sau:

Mẫu tải lên phải có định dạng .docx.
Thiết lập định dạng chữ ngay trên file mẫu văn bản.
Trên file mẫu, nội dung nào biến động thay đổi theo từng lần lập văn bản (Ví dụ: Thông tin bên nhận/ đối tác ký) thì anh chị đặt biến cho thông tin đó theo hướng dẫn dưới đây (Biến viết liền không có dấu và khoảng trắng).

Nếu muốn sửa lại biến thì anh/chị thực hiện như sau:

Lưu ý: Các biến dưới đây anh chị cần đặt đúng cấu trúc để có thể quản lý được văn bản trên phần mềm và có thể tự động ghép biến lấy được thông tin người lao động ở danh mục vào văn bản.

STT	Tên biến chuẩn hóa trên mẫu văn bản	Diễn giải
1	document_number	Số văn bản
2	document_date	Ngày văn bản
3	document_symbol	Loại văn bản
4	document_subject	Trích yếu

Lưu ý: Về đặt biến vị trí chữ ký ở trong mẫu:

Với các chữ ký di chuyển vị trí theo nội dung văn bản (Ví dụ: Chữ ký của phòng ban, chữ ký của chủ doanh nghiệp): cần đặt biến tại vị trí cần hiển thị. Sử dụng các biến sau: cks1; cks2; cks3; cks4; cks5; cks6; cks7; cks8; cks9.

Các biến về vị trí chữ ký số cần bôi màu đồng nhất với nền của mẫu để không nhìn thấy biến khi xem văn bản.

Sau khi hoàn thiện xong file mẫu, anh/chị tải file đó lên phần mềm.

Cách 1: Tải file lên từ máy tính

Cách 2: Tải file lên từ google drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống) Anh/Chị có thể xem hướng dẫn Tại đây
- Sau khi đã tải file lên thành công, Anh/Chị kiểm tra lại nôi dung văn bản đã tải. nhấn nút Chọn tệp khác nếu muốn thay đổi mẫu văn bản, sau đó nhấn nút để sang bước tiếp theo.
Bước 2: Xác định các đối tượng sẽ ký văn bản.

Thiết lập số người ký và thứ tự ký.

Ký tuần tự: chỉ chọn được 1 người ký ở mỗi thứ tự ký, những người ký sẽ ký lần lượt theo đúng thứ tự đã xác định, người ký trước ký xong thì người ký sau mới nhận được thông báo ký hợp đồng.
Ký song song: hệ thống cho phép chọn nhiều người tham gia trong một thứ tự ký. Tất cả người ký trong lượt song song thực hiện ký xong hệ thống mới chuyển tiếp bước ký tiếp theo (không quy định người ký trước và người ký sau trong lượt ký song song).

Sau khi đã xác định được luồng ký của mẫu văn bản, nhấn biểu tượng để chuyển bước tiếp theo.

Bước 3: Thiết kế mẫu văn bản.

Phần 1: Thiết lập thông tin mẫu văn bản: các thông tin đánh dấu * là thông tin bắt buộc nhập. Có 1 số lưu ý:

Nếu chọn hình thức Lấy số tự động thì người tạo không cần nhập Ký hiệu văn bản và Số văn bản sẽ tự động sinh khi lập văn bản.
Mã mẫu là duy nhất, không được trùng với mã mẫu đã tồn tại trước đó

Phần 2: Thiết lập vị trí ký cho từng đối tượng ký

Nhấn giữ chuột vào biểu tượng chữ ký và kéo vào vị trí cần hiển thị.
Gán biến chữ ký số:
- Lưu ý: Với các chữ ký di chuyển vị trí theo nội dung văn bản (Ví dụ: Chữ ký của người bên ngoài tổ chức, nội bộ tổ chức): cần đặt biến tại vị trí cần hiển thị. Sử dụng các biến sau: cks1; cks2; cks3; cks4; cks5; cks6; cks7; cks8; cks9.

Nhấn biểu tượng để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Thiết kế file mẫu nạp dữ liệu khi tạo văn bản.
- Bước này giúp anh/chị thiết kế, cấu hình các thông tin cần nhập khi tạo văn bản.
- Các biến đã tạo ở file mẫu văn bản sẽ tự động có thêm ở đây.
- Bắt buộc phải gán biến cho các thông tin: Ngày văn bản, Số văn bản, Ký hiệu văn bản.
- Nhấn vào Kiểm tra mẫu hợp đồng để xem thử nội dung văn bản khi đã có dữ liệu người lao động.

Bước 5: Nếu đã hoàn thành xong các bước thiết lập mẫu văn bản, anh/chị ban hành/duyệt mẫu đã có thể sử dụng mẫu đó để lập văn bản:

Trường hợp 1: Nếu được phân quyền Duyệt mẫu thì anh/chị nhấn nút Ban hành và có thể sử dụng luôn mẫu này để tạo văn bản.

Trường hợp 2: Nếu không được phân quyền Duyệt mẫu, anh/chị nhấn Trình duyệt (Người dùng có quyền duyệt mẫu sẽ thao tác phê duyệt như mô tả ở dưới thì anh/chị mới dùng được mẫu này để tạo văn bản).

I.2.2 Phê duyệt mẫu văn bản#

Bước 1: Vào danh sách phê duyệt mẫu văn bản bằng các cách sau:
- Cách 1: Tại trang chủ, nhấn vào phần nhắc việc số lượng mẫu văn bản chờ duyệt:
- Cách 2: Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Văn bản khác -> Mẫu văn bản.
Bước 2: Chọn chức năng Duyệt mẫu văn bản tại mẫu cần duyệt -> Kiểm tra lại nội dung mẫu văn bản.

Trường hợp 1: Nếu đồng ý với các thiết lập của mẫu văn bản, nhấn Ban hành -> Lúc này có thể sử dụng mẫu này để tạo văn bản.

Trường hợp 2: Nếu không đồng ý với các thiết lập của mẫu văn bản, nhấn Từ chối.