Vào thẳng nội dung

LẬP VĂN BẢN#

I.1 Mục đích#

  • Hướng dẫn lập văn bản điện tử trên hệ thống eContract từ trên máy tính hoặc google drive đã soạn thảo nội dung đầy đủ.
  • Định dạng file đúng: .pdf, .docx.

Hệ thống sẽ không tải và đọc được các loại định dạng file văn bản khác.

I.2 Các bước thực hiện#

I.2.1 Thêm văn bản#

  • Bước 1: Tại danh sách quản lý văn bản điện tử đã tạo, nhấn biểu tượng bt.

  • Bước 2: Có 2 cách tải văn bản cần ký lên hệ thống - File tải lên không được quá 5MB.

    • Cách 1: Tải file lên từ máy tính

    • Cách 2: Tải file lên từ google drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống)

      • Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập.

      • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

      • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

      Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

      Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

      Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

    • Kiểm tra lại nội dung văn bản đã tải, nhấn nút Chọn tệp khác nếu muốn thay thế văn bản hoặc nhấn nút bt để sang bước tiếp theo.

  • Bước 3: Xác định người tham gia và hình thức ký các đối tượng (Các bên) sẽ thực hiện ký văn bản.

Thiết lập số người ký tham gia ký văn bản và thứ tự ký của từng người:

Đối với bên lập:

  • Có 2 hình thức luân chuyển ký:

    • Ký tuần tự: hệ thống chỉ cho phép chọn 1 người ứng với một STT ký tức là khi tới STT ký hệ thống mới chuyển tiếp văn bản đến người ký đó. Người đó sẽ nhận được email thông báo có văn bản chờ ký.
    • Ký song song : hệ thống cho phép chọn nhiều người tham gia cùng 1 lượt ký. Hệ thống sẽ chưa chuyển VB sang người ký tiếp theo mà phải đợi những người liên quan thực hiện ký xong thì mới chuyển tiếp bước ký tiếp theo (không quy định người ký trước và người ký sau).

  • Xác định người sẽ thực hiện ký văn bản trong danh sách người dùng được phân quyền ký trong Cài đặt/Người sử dụng.

  • Xác định hình thức ký:

    • Chữ ký số.
    • OTP.
    • Ảnh chữ ký.

  • Xác định loại chữ ký số người ký sẽ sử dụng:

    • CKS tổ chức: Người ký sẽ sử dụng chữ ký số của tổ chức để ký văn bản.
    • CKS cá nhân: Người ký sẽ sử dụng chữ ký số cá nhân của mình để ký văn bản.

Đối với bên nhận:

  • Nhập họ tên người ký.

  • Chọn hình thức ký:

    • Bằng chữ ký số:

    Nếu bên nhận chọn hình thức ký là chữ ký số thì anh/chị cần nhấn Xác thực ký cho bên nhận.

    • Trường hợp 1: Người nhận có vai trò ký là tổ chức thì cần nhập mã số thuế, tên đơn vị, họ tên người ký.

    • Trường hợp 2: Người nhận có vai trò ký là cá nhân thì cần nhập CMND/CCCD/HC, họ tên người ký.

    • Bằng OTP.

    Bên nhận chọn hình thức thông báo Email/SMS và nhập chính xác email/số điện thoại tương ứng. Hệ thống sẽ gửi thông tin văn bản cần ký, mã xác thực OTP để ký số vào email/số điện thoại này.

    • Bằng ảnh chữ ký: Vẽ ảnh chữ ký tay hoặc tải ảnh chữ ký lên từ máy tính/điện thoại.

Sau khi thiết lập dầy đủ các thông tin về người ký của bên lập và bên nhận, anh/chị nhấn biểu tượng bt để chuyển sang bước tiếp theo:

  • Bước 4: Nhập các thông tin để quản lý văn bản và thiết lập vị trí hiển thị chữ ký của người tham gia ký.

  • Nhập các thông tin của văn bản (Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập) bao gồm:

    • Loại văn bản *.
    • Số văn bản *, ký hiệu *: là hai trường sẽ tự động lấy từ hệ thống. Trường hợp anh/chị muốn tự nhập có thể tắt tính năng lấy số tự động.
    • Ngày văn bản *.
    • Trích yếu *.
    • Số file đính kèm: Anh/chị chọn upload file đính kèm (nếu có).

  • Đính kèm các file liên quan (nếu có):

    Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 file và 1 file đính kèm tải lên không được quá 10MB.

    • Cách 1: Tải file lên từ máy tính.

    • Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).

      • Click vào bt -> Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập

      • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

      • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

      Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

      Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

      • Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

  • Thiết lập vị trí hiển thị chữ ký:

    • Kéo vị trí chữ ký: Anh/chị kéo chữ ký từ khung thông tin bên trái và đặt sang bất kỳ vị trí nào trên văn bản. Sau khi thực hiện ký, chữ ký sẽ được hiển thị tại vị trí được kéo.

    • Thêm nhiều chữ ký của cùng 1 người trên cùng một văn bản: Phần mềm hỗ trợ người dùng thêm nhiều chữ ký trong cùng một văn bản trong các trường hợp người dùng muốn ký nháy, ký nhiều trang, ký bổ sung phụ lục…Anh/chị thao tác kéo chữ ký và đặt tại các vị trí cần ký nhiều lần.

    • Tùy chỉnh vị trí và kích thước của chữ ký

  • Bước 5: Sau khi anh/chị nhập đầy đủ thông tin văn bản và kéo tất cả người ký vào vị trí cần ký. Nhấn nút Chuyển ký để chuyển văn bản cho các bên thực hiện ký

I.2.2 Quản lý tình trạng ký văn bản#

Tại màn hình danh sách văn bản có các tính năng để theo dõi trạng thái văn bản như sau:

A.Thông tin văn bản: Ngày lập, Người lập, Số/Ký hiệu, Ngày văn bản, Trích yếu, Loại văn bản.

B.Trạng thái văn bản:

  • Mới tạo: Trạng thái mới tạo dành cho những văn bản đang tạo nháp, chưa hoàn thành các bước và chuyển ký.

  • Chờ ký: Trạng thái này thể hiện văn bản đang chờ các bên tham gia thực hiện ký.

  • Đã ký: Trạng thái này thể hiện văn bản này các bên tham gia ký đã thực hiện ký văn bản.

  • Từ chối ký: Trạng thái này thể hiện có một người ký trong luồng ký từ chối ký văn bản.

C.Các tác vụ khác:

  • Sửa: Nút này chỉ nhấn được đối với các văn bản ở trạng thái Mới tạo, Từ chối ký.

  • Xem chi tiết văn bản: Nút này không nhấn được khi văn bản ở trạng thái Mới tạo.

  • Theo dõi và xem nhật ký: Nút này không nhấn được khi văn bản ở trạng thái Mới tạo.

  • Thu hồi văn bản: Nút này chỉ nhấn được khi văn bản ở trạng thái Chờ ký và chưa có ai thực hiện ký.

  • Xóa: Nút này chỉ nhấn được khi văn bản ở trạng thái Mới tạo.

I.2.3 Tạo nhật ký xử lý văn bản#

  • Bước 1: Tại danh sách quản lý văn bản điện tử đã tạo, nhấn biểu tượng bt tương ứng với văn bản mà anh/chị muốn tạo thêm nhật ký xử lý văn bản.

Anh/chị chỉ có thể tạo nhật ký đối với những văn bản có trạng thái chờ ký, đã ký, từ chối ký.

  • Bước 2: Tạo nhật ký xử lý văn bản.

    • Nhấn vào Tạo nhật ký để thực hiện tạo thêm ghi chú vào nhật ký.

    • Hệ thống chuyển người sử dụng đến giao diện Tạo nhật ký xử lý văn bản.

    • Người sử dụng nhập thông tin: Nội dung thực hiện, Đính kèm thêm file (Nếu có).

    • Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập.

    • Đính kèm các file liên quan (nếu có):

    Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 file và 1 file đính kèm tải lên không được quá 10MB.

    • Cách 1: Tải file lên từ máy tính.

    • Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).

      • Click vào bt -> Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập.

      • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

      • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

      Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

      Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

      • Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

  • Sau đó người sử dụng nhấn Lưu để cập nhật nhật ký xử lý cho văn bản.