LẬP HỢP ĐỒNG#

I.1 Mục đích#

Hướng dẫn tạo hợp đồng trên EFY-eCONTRACT từ file hợp đồng (Định dạng PDF,docx) đã soạn thảo đầy đủ nội dung.

I.2 Các bước thực hiện#

I.2.1 Thêm hợp đồng#

Bước 1: Tại danh sách quản lý hợp đồng thương mại đã tạo, nhấn biểu tượng -> Chọn Lập HĐ từ máy tính.

Bước 2: Có 2 cách tải hợp đồng cần ký lên hệ thống - File tải lên không được quá 5MB.
- Cách 1: Tải file lên từ máy tính
- Cách 2: Tải file lên từ google drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống)
  - Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập.
  - Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.
  - Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.
  Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.
  
  Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.
  
  Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.
- Kiểm tra lại nội dung văn bản đã tải, nhấn nút Chọn tệp khác nếu muốn thay thế văn bản hoặc nhấn nút để sang bước tiếp theo.

Bước 3: Xác định và thiết lập các đối tượng (Các bên) sẽ thực hiện ký hợp đồng.
Xác định Phòng ban quản lý HĐTM

Xác định HĐ có chứng thực:

Xác định người sẽ thực hiện ký hợp đồng trong danh sách người dùng được phân quyền ký trong Cài đặt/Người sử dụng.

Đối với bên lập:

Vai trò Ký, Duyệt:
- Duyệt: Vai trò này sẽ nhận được hợp đồng và xem, duyệt nội dung để chuyển tới người ký sau chứ không ký được vào hợp đồng. (Hệ thống cho phép chọn các người dùng được phân quyền ký hợp đồng).
- Ký: Vai trò này sẽ thực hiện ký hợp đồng (Hệ thống cho phép chọn các người dùng được phân quyền ký hợp đồng).
- Xác định quyền ký cho bên lập ký:
  - Quyền ký nháy trên trang người dùng xác định: Người ký sử dụng một trong các hình thức ký để ký lên trang do người tạo hợp đồng xác định
  - Quyền ký nháy trên trang người dùng xác định và đồng thời dán ảnh chữ ký trên các trang còn lại: Người ký chỉ được sử dụng CKS cá nhân để ký lên tất cả các trang của hợp đồng (Ảnh chữ ký luôn hiển thị theo kiểu 4 (Chỉ có ảnh))
  - Quyền ký đại diện: Người ký sử dụng một trong các hình thức ký để ký lên trang HĐ đã xác định
  Lưu ý: Người ký đại diện là bắt buộc và chỉ được phép chọn một
- Xác định loại chữ ký số người dùng sẽ sử dụng:
  - Với CKS tổ chức: Chỉ áp dụng cho người có quyền ký đại diện và dùng chữ ký số đã nhập trong Thông tin đơn vị để ký hợp đồng.
  - Với CKS cá nhân: Chỉ áp dụng cho người có quyền ký nháy và dùng chữ ký số đã nhập trong Thông tin tài khoản để ký hợp đồng.

Đối với bên nhận:

Nhập thông tin của người nhận.
- Trường hợp 1: Bên nhận là tổ chức: NSD nhập đầy đủ các thông tin: Mã số thuế; Tên đơn vị; Họ tên người ký; Hình thức ký.
- Trường hợp 2: Bên nhận là cá nhân: NSD nhập số CCCD/Hộ chiếu; Họ tên người ký; Hình thức ký.
Chọn hình thức ký, xác thực:
- Nhận để biết: Là người nhận cuối (Chỉ xem), sau khi hợp đồng đã hoàn thành ký
- Yêu cầu ký: Người nhận thực hiện ký điện tử bằng 1 trong số các hình thức: CKS, OTP, ảnh chữ ký, eKYC
Chọn hình thức thông báo.
- Nếu bên nhận được cấu hình bằng email thì cần nhập thêm thông tin email nhận mã OTP xác thực.
- Nếu bên nhận được cấu hình gửi OTP bằng SMS thì cần nhập thêm thông tin số điện thoại nhận mã OTP xác thực.
Lưu ý: Hệ thống sẽ gửi thông tin hợp đồng cần ký, mã xác thực OTP cho bên nhận vào email (Hoặc số điện thoại), do đó cần nhập đúng các thông tin này.

Nhấn biểu tượng để chuyển sang bước tiếp theo:

Bước 4: Nhập các thông tin để quản lý hợp đồng và thiết lập vị trí hiển thị chữ ký.
- Nhập các thông tin để quản lý hợp đồng bao gồm: Loại hợp đồng, số hợp đồng, ngày hợp đồng (Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập).
- Đính kèm các file liên quan (nếu có): Chỉ được phép đính kèm các file có định dạng là pdf, docx, jpg và png
Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 file và 1 file đính kèm tải lên không được quá 10MB.
- Cách 1: Tải file lên từ máy tính.
- Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).
  - Click vào -> Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập
  - Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.
  - Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.
  Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.
  
  Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.
  - Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.
- Thiết lập vị trí hiển thị chữ ký:
  - Chọn Vị trí ký mặc định: Vị trí sẽ luôn hiển thị ở cuối cùng của trang được thiết lập sẽ hiển thị chữ ký:
  - Thiết lập thứ tự hiển thị chữ ký của các bên:
  - Chọn Kéo vị trí chữ ký: Anh/chị kéo chữ ký từ khung thông tin bên trái và đặt sang bất kỳ chỗ nào của hợp đồng.Sau khi thực hiện ký, chữ ký sẽ được hiển thị tại vị trí được kéo (với vai trò duyệt sẽ không thể kéo chữ ký)
- Sinh nhiều chữ ký trên cùng một hợp đồng: Phần mềm hỗ trợ người dùng thêm nhiều chữ ký trong cùng một hợp đồng trong các trường hợp người dùng muốn ký nháy, ký nhiều trang, ký bổ sung phụ lục… Anh/chị thao tác kéo chữ ký và đặt tại các vị trí cần ký nhiều lần.
- Căn chỉnh vị trí và kích thước của chữ ký.
Bước 5: Nhấn Chuyển ký để chuyển hợp đồng cho các bên thực hiện ký.

I.2.2 Quản lý tình trạng ký hợp đồng#

Tại màn hình danh sách Hợp đồng thương mại có các tính năng để theo dõi trạng thái hợp đồng như sau:

A.Thông tin hợp đồng: Ngày lập, Người lập, Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, Loại hợp đồng, Khách hàng, Giá trị HĐ, Hiệu lực.

B. Chứng thực CeCa:

Có chứng thực (CeCa): Thể hiện cho HĐ có yêu cầu chứng thực
Không chứng thực: Thể hiện cho HĐ không yêu cầu chứng thực.

C.Trạng thái hợp đồng:

Mới tạo: Trạng thái mới tạo dành cho những hợp đồng đang tạo nháp, chưa hoàn thành các bước và chuyển ký.
Chờ ký: Trạng thái này thể hiện hợp đồng đang chờ các bên tham gia thực hiện ký. Trường hợp hợp đồng đã chuyển ký nhưng chưa có ai ký mà phát hiện ra sai sót thì anh/chị có thể thực hiện Thu hồi hoặc Hủy hợp đồng.
- Nếu chọn Thu hồi hợp đồng: hợp đồng chuyển về trạng thái Mới tạo, anh/chị có thể thực hiện sửa lại hợp đồng đó để chuyển ký lại.
- Nếu chọn Hủy hợp đồng: hợp đồng chuyển về trạng thái Hủy, anh/chị không thể sửa lại hợp đồng đó nữa và không bên nào ký được hợp đồng.
Đã ký: Trạng thái này thể hiện hợp đồng này các bên tham gia ký đã thực hiện ký hợp đồng.
Từ chối ký: Trạng thái này thể hiện có một người ký trong luồng ký từ chối ký hợp đồng.
Chờ chứng thực: Trạng thái thể hiện hợp đồng có yêu cầu chứng thực và đang được gửi lên tổ chức chứng thực EFY-CeCa và Bộ Công Thương sau khi đã ký
Đã chứng thực: Trạng thái thể hiện HĐ đã chứng thực thành công
Lỗi chứng thực: Trạng thái thể hiện HĐ chứng thực không thành công.

D.Các tác vụ khác:

Sửa: Nút này chỉ nhấn được đối với các hợp đồng ở trạng thái Mới tạo, Từ chối ký.
Xem chi tiết hợp đồng: Nút này không nhấn được khi hợp đồng ở trạng thái Mới tạo.
Theo dõi và xem nhật ký: Nút này không nhấn được khi hợp đồng ở trạng thái Mới tạo.