LẬP HỢP ĐỒNG#

I.1 Mục đích#

Hướng dẫn tạo hợp đồng trên EFY-eCONTRACT từ mẫu hợp đồng đã thiết lập trên phần mềm.

I.2 Các bước thực hiện#

I.2.1 Thêm hợp đồng#

Bước 1: Tại danh sách quản lý hợp đồng thương mại đã tạo, chọn sang Tab Lập từ mẫu và nhấn biểu tượng

Bước 2: Chọn mẫu hợp đồng cần sử dụng.
- Bước này sẽ lấy lên các mẫu hợp đồng đã tạo trên phần mềm (Xem hướng dẫn tạo mẫu hợp đồng Tại đây).

- Mẫu hợp đồng vừa chọn sẽ hiển thị trên màn hình, Anh/Chị click vào Chọn mẫu khác nếu muốn thay đổi mẫu hợp đồng

Bước 3: Hoàn thiện nội dung trên hợp đồng bằng các cách sau:
Cách 1: Sửa tay trực tiếp vào các cột thông tin.

Cách 2: Nạp dữ liệu từ file excel.
- Tải file mẫu dữ liệu về (File này sẽ có sẵn dữ liệu sẵn có trên lưới nhập) và chỉnh sửa các thông tin ở file này.
- Có một số lưu ý khi nhập dữ liệu ở file excel nạp dữ liệu:
  - Giá trị trong file excel nên để fomat text.
  - Nếu mẫu hợp đồng đã chọn xác định Số hợp đồng và Ngày hợp đồng là tự động sinh thì 2 cột này sẽ bị disable trên lưới nhập và tự sinh khi Xuất hợp đồng.
  - Với các trường thông tin chọn từ danh sách, chỉ chọn/nhập giá trị đúng bằng giá trị trong danh sách (không phân biệt hoa thường).
- Upload file dữ liệu lên.
Đính kèm các file liên quan (nếu có):

Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 files và 1 file đính kèm tải lên không được quá 5MB.
- Cách 1: Tải file lên từ máy tính.
- Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).
Nhập dữ liệu biến table (nếu có - Xem hướng dẫn tạo biến table trên mẫu hợp đồng Tại đây): trên mẫu hợp đồng có biến dạng table, trên lưới nhập liệu sẽ hiển thị ô nhập liệu cho bảng ở cuối dòng, và các biến table là mặc định bắt buộc nhập

- Để nhập được dữ liệu vào biến table, có 2 các nhập trực tiếp hoặc nạp file dữ liệu excel

Bước 5: Cập nhật tên đợt ký -> Nhấn Xuất hợp đồng để xem hợp đồng.

Tại bước này Anh/Chị có thể thay đổi lại vị trí ảnh chữ ký như mong muốn

Bước 6: Kiểm tra lại nội dung hợp đồng -> Nhấn Chuyển ký để chuyển thông tin hợp đồng cho Chủ sử dụng lao động và Người lao động ký.

- Trong trường hợp có điều chỉnh lại vị trí chữ ký, hệ thống sẽ có 2 lựa chọn: - Chọn Có: thay đổi lại vị trí ký của tất cả hợp đồng trong đợt ký theo tọa độ ký của họp đồng được sửa gần nhất - Chọn Không: chỉ cập nhật lại tọa độ ký của các hợp đồng đã được kéo lại vị trí chữ ký

I.2.2 Quản lý tình trạng ký hợp đồng#

Tại danh sách quản lý hợp đồng đã lập từ mẫu, nhấn vào biểu tượng để mở giao diện quản lý tình trạng ký của từng đợt ký hợp đồng.

Chức năng này giúp anh chị theo dõi được tình trạng ký của các hợp đồng trong đợt ký.

Trường hợp hợp đồng cần gửi lại cho khách hàng (khi đã tới lượt ký), anh chị thực hiện như sau:

I.2.2 Quản lý tình trạng ký hợp đồng#

Tại màn hình danh sách Hợp đồng thương mại tạo từ mẫu có các tính năng để theo dõi trạng thái hợp đồng như sau:

A.Thông tin hợp đồng: Ngày lập, Người lập, Mẫu hợp đồng, Tên đợt ký, Số lượng hợp đồng trong đợt ký, Trạng thái đợt ký.

B.Trạng thái đợt ký:

Mới tạo: Trạng thái mới tạo dành cho những đợt ký hợp đồng đang tạo nháp, chưa hoàn thành các bước và chuyển ký.
Chờ ký: Trạng thái này thể hiện hợp đồng đang chờ các bên tham gia thực hiện ký. Trường hợp hợp đồng đã chuyển ký nhưng chưa có ai ký mà phát hiện ra sai sót thì anh/chị có thể thực hiện Hủy hợp đồng.
- Nếu chọn Thu hồi hợp đồng: hợp đồng chuyển về trạng thái Thu hồi, anh/chị có thể thực hiện sửa lại hợp đồng đó để chuyển ký lại.
- Nếu chọn Hủy hợp đồng: hợp đồng chuyển về trạng thái Hủy, anh/chị không thể sửa lại hợp đồng đó nữa và không bên nào ký được hợp đồng.
Đã ký: Trạng thái này thể hiện đợt ký hợp đồng này các bên tham gia ký đã thực hiện ký hợp đồng.
Từ chối ký: Trạng thái này thể hiện có một người ký trong luồng ký từ chối ký hợp đồng.

C.Các tác vụ khác:

Sửa: Nút này chỉ nhấn được đối với các hợp đồng ở trạng thái Mới tạo, Từ chối ký.
Xem chi tiết hợp đồng: Nút này không nhấn được khi hợp đồng ở trạng thái Mới tạo.
Theo dõi và xem nhật ký: Nút này không nhấn được khi hợp đồng ở trạng thái Mới tạo.