THIẾT LẬP MẪU HỢP ĐỒNG

I.1 Mục đích

• Hướng dẫn thiết lập mẫu hợp đồng dùng phục vụ việc lập hợp đồng được nhanh chóng.

I.2 Các bước thực hiện

Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng thương mại -> Mẫu hợp đồng để vào danh sách quản lý Mẫu hợp đồng.

I.2.1 Khởi tạo mẫu hợp đồng

• Bước 1: Tại danh sách mẫu hợp đồng, nhấn biểu tượng để bắt đầu tạo mẫu hợp đồng.

• Bước 2: Tải lên file mẫu hợp đồng của đơn vị.

Có 1 số lưu ý đối với file mẫu hợp đồng tải lên như sau:

• Mẫu tải lên phải có định dạng .docx.
• Thiết lập định dạng chữ ngay trên file mẫu hợp đồng.
• Trên file mẫu, nội dung nào biến động thay đổi theo từng lần lập hợp đồng (Ví dụ: Thông tin bên nhận hợp đồng) thì anh chị đặt biến cho thông tin đó theo hướng dẫn dưới đây (Biến viết liền không có dấu và khoảng trắng).

Nếu muốn sửa lại biến thì anh/chị thực hiện như sau:

Lưu ý 1: Các biến dưới đây anh chị cần đặt đúng cấu trúc để có thể quản lý được hợp đồng trên phần mềm và có thể lấy được thông tin các bên hợp đồng ở danh mục vào hợp đồng.

STT	Tên biến chuẩn hóa trên mẫu hợp đồng	Diễn giải
1	contract_number	Số hợp đồng
2	contract_date	Ngày hợp đồng
3	tax_code_x	Mã số thuế/Mã ngân sách (x đặt biến động theo biến đó là thông tin của bên nào. Ví dụ: Bên A thì đặt biến là tax_code_A; Bên B thì đặt biến là tax_code_B. Đặt tương tự với các biến mô tả ở dưới)
4	customer_code_x	Mã khách hàng
5	personnal_customer_x	Khách hàng cá nhân
6	company_personal_name_x	Tên đơn vị, tổ chức / Tên cá nhân
7	business_address_x	Địa chỉ ĐKKD đối với tổ chức và Thường trú đối với cá nhân
8	transaction_address_x	Địa chỉ giao dịch
9	legal_representative_x	Người đại diện pháp luật
10	position_x	Chức vụ
11	number_account_x	Số tài khoản ngân hàng
12	bank_name _x	Tên ngân hàng
13	contact_email_x	Email liên hệ
14	phone_number_x	Số điện thoại di động
15	note_x	Ghi chú
16	contract_term_x	Thời hạn hợp đồng
17	effect_from_date_x	Từ ngày
18	effect_to_date_x	Đến ngày
19	id_card_date_x	Ngày cấp
20	id_card_place_x	Nơi cấp
21	id_card_x	Số CMND/CCCD/HC

Lưu ý 2: Với mẫu hợp đồng có dữ liệu dạng bảng, anh chị cần đặt biến để tạo bảng như sau

- Tạo bản trên mẫu chỉ gồm 2 dòng (dòng 1 nhập tên cột, dòng 2 nhập biến của bảng như hình)
- Chỉ hỗ trợ biến mailmerge, không hỗ trợ biến định dạng text thông thường
- Bắt đầu bảng luôn phải có biến TableStart:Tên_bảng
- Kết thúc bảng luôn phải có biến TableEnd:Tên_bảng
- Biến trong bảng cần đặt đúng vị trí cột dữ liệu tương ứng 
- Tên biến viết chữ thường không dấu, có thể chứa ký tự _

Lưu ý: Về đặt biến vị trí chữ ký ở trong mẫu:

• Với các chữ ký di chuyển vị trí theo nội dung hợp đồng (Ví dụ: Chữ ký của người lao động, chủ sử dụng lao động): cần đặt biến tại vị trí cần hiển thị. Sử dụng các biến sau: cks1; cks2; cks3; cks4; cks5; cks6; cks7; cks8; cks9.

  

• Với các chữ ký cố định ở 1 chỗ (Ví dụ: chữ ký nháy của người duyệt hợp đồng cố định dưới chân trang hợp đồng): Không cần đặt biến ở trong file mẫu hợp đồng.

• Các biến về vị trí chữ ký số cần bôi màu đồng nhất với nền của mẫu để không nhìn thấy biến khi xem hợp đồng.

Sau khi hoàn thiện xong file mẫu, anh/chị sẽ có 2 cách tải file đó lên phần mềm.

• Cách 1: Tải file lên từ máy tính

• Cách 2: Tải file lên từ google drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống)

  • Click vào Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập

  

  • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

  

  • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

  

  Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

  

  Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

  

  • Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

  

  • Kiểm tra lại nôi dung văn bản đã tải. nhấn nút Chọn tệp khác nếu muốn thay đổi mẫu Hợp đồng hoặc nhấn nút để sang bước tiếp theo.

  

• Bước 2: Xác định các đối tượng (Các bên) sẽ ký hợp đồng.

  • Trường hợp muốn yêu cầu chứng thực: Người dùng click vào checkbox Gửi chứng thực hợp đồng điện tử EFY-CeCa

    

    Các hợp đồng tạo từ mẫu có yêu cầu chứng thực sẽ được gửi lên tổ chức chứng thực EFY-CeCa và Bộ Công Thương sau khi đã hoàn thành ký

  Lưu ý: Với mẫu đã ban hành thỏa mãn điều kiện cả 2 bên đều sử dụng CKS thì có thể chuyển trạng thái từ Không chứng thực sang Có chứng thực bằng cách

  

  
  - Thiết lập số người ký và thứ tự ký.

Đối với bên lập:

• Xác định người thực hiện duyệt nội dung hợp đồng (nếu có): Vai trò này sẽ nhận được hợp đồng và xem, duyệt nội dung để chuyển tới người ký sau chứ không ký được vào hợp đồng. (Hệ thống cho phép chọn các người dùng được phân quyền ký hợp đồng).

  

• Xác định người sẽ thực hiện ký hợp đồng.

  • Nếu chọn "Chuyển toàn bộ": Khi đến lượt ký, hệ thống sẽ chuyển hợp đồng cần ký cho tất cả người dùng có quyền ký hợp đồng.

  • Nếu chọn "Chuyển đích danh": Chọn đích danh người dùng nào sẽ thực hiện ký hợp đồng (Chỉ chọn được người dùng được phân quyền ký hợp đồng) -> Khi đến lượt ký, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người này.

    

• Xác định quyền ký cho bên lập ký:

  • Quyền ký nháy trên trang người dùng xác định: Người ký sử dụng một trong các hình thức ký để ký lên trang do người tạo mẫu xác định
  • Quyền ký nháy trên trang người dùng xác định và đồng thời dán ảnh chữ ký trên các trang còn lại: Người ký chỉ được sử dụng CKS cá nhân để ký lên tất cả các trang của hợp đồng (Ảnh chữ ký luôn hiển thị theo kiểu 4 (Chỉ có ảnh))
  • Quyền ký đại diện: Người ký sử dụng một trong các hình thức ký để ký lên trang HĐ đã xác định

  

  Lưu ý: Người ký đại diện là bắt buộc và chỉ được phép chọn một

• Xác định loại chữ ký số mà đối tượng đó sẽ sử dụng:

  • Với CKS tổ chức: Chỉ áp dụng cho người có quyền ký đại diện và dùng chữ ký số đã nhập trong Thông tin đơn vị để ký hợp đồng.

  • Với CKS cá nhân: Chỉ áp dụng cho người có quyền ký nháy và dùng chữ ký số đã nhập trong Thông tin tài khoản để ký hợp đồng.

    

Đối với bên nhận:

• Chọn hình thức ký, xác thực sẽ sử dụng:
  • Chọn Bằng chữ ký số nếu bên nhận ký xác thực bằng chữ ký số.
  • Chọn Bằng OTP SMS nếu bên nhận xác thực và nhận mã OTP bằng SMS (Nếu chọn hình thức này thì đơn vị phải mua gói dịch vụ SMS của EFY).

  • Chọn Bằng OTP Email nếu bên nhận xác thực và nhận mã OTP bằng email.

    

Nhấn biểu tượng để chuyển sang bước tiếp theo:

• Bước 3: Thiết kế mẫu hợp đồng.

  Các thông tin đánh dấu * là thông tin bắt buộc nhập. Có 1 số lưu ý:

  • Thiết lập vị trí hiển thị chữ ký:

    • Chọn Vị trí ký mặc định: Chữ ký sẽ mặc định ở đầu/giữa/cuối trang theo tùy chọn

    

    • Thiết lập thứ tự hiển thị chữ ký của các bên:

    

    • Chọn Kéo vị trí chữ ký: Anh/chị kéo chữ ký từ khung thông tin bên trái và đặt sang bất kỳ chỗ nào của hợp đồng.Sau khi thực hiện ký, chữ ký sẽ được hiển thị tại vị trí được kéo (với vai trò duyệt sẽ không thể kéo chữ ký)

    

  • Căn chỉnh vị trí và kích thước của chữ ký.

    

Nhấn biểu tượng để chuyển sang bước tiếp theo.

• Bước 4: Thiết kế file mẫu nạp dữ liệu khi tạo hợp đồng.
  • Bước này giúp anh/chị thiết kế file template dùng khi tạo hợp đồng có thể thêm nhanh dữ liệu bằng cách nạp thông tin từ file excel.
  • Các biến đã tạo ở file mẫu hợp đồng sẽ tự động có thêm ở file nạp dữ liệu.

  • Chọn bên ký hợp đồng tương ứng cho từng biến (Bên A hay bên B).

    

Nhấn vào Xem hợp đồng để xem thử nội dung hợp đồng khi đã có dữ liệu vào các biến.

Bước 5: Nếu đã hoàn thành xong các bước thiết lập mẫu hợp đồng, anh/chị ban hành/duyệt mẫu đã có thể sử dụng mẫu đó để lập hợp đồng:

• Trường hợp 1: Nếu được phân quyền Duyệt mẫu thì anh/chị nhấn nút Ban hành.

• Trường hợp 2: Nếu không được phân quyền Duyệt mẫu, anh/chị nhấn Trình duyệt (Người dùng có quyền duyệt mẫu sẽ thao tác phê duyệt như mô tả ở dưới).

I.2.2 Phê duyệt mẫu hợp đồng

• Bước 1: Vào danh sách phê duyệt mẫu hợp đồng bằng các cách sau:

  • Cách 1: Tại trang chủ, nhấn vào phần nhắc việc số lượng mẫu hợp đồng chờ duyệt:

    

  • Cách 2: Tại thanh menu chức năng dọc, chọn Hợp đồng thương mại -> Mẫu hợp đồng.

    

• Bước 2: Chọn chức năng Duyệt mẫu hợp đồng tại mẫu cần duyệt -> Kiểm tra lại nội dung mẫu hợp đồng.

Trường hợp 1: Nếu đồng ý với các thiết lập của mẫu hợp đồng, nhấn Ban hành -> Lúc này có thể sử dụng mẫu này để tạo hợp đồng.

Trường hợp 2: Nếu không đồng ý với các thiết lập của mẫu hợp đồng, nhấn Từ chối.