Vào thẳng nội dung

LẬP văn bản#

I.1 Mục đích#

  • Hướng dẫn tạo văn bản trên EFY-eCONTRACT từ mẫu văn bản đã thiết lập trên phần mềm.

I.2 Các bước thực hiện#

I.2.1 Thêm văn bản#

  • Bước 1: Tại danh sách quản lý văn bản đã tạo, chọn sang Tab Lập từ mẫu và nhấn biểu tượng bt

  • Bước 2: Chọn mẫu văn bản cần sử dụng.
    • Bước này sẽ lấy lên các mẫu văn bản đã tạo trên phần mềm (Xem hướng dẫn tạo mẫu văn bản Tại đây).

- Mẫu văn bản vừa chọn sẽ hiển thị trên màn hình, Anh/Chị click vào Chọn mẫu khác nếu muốn thay đổi mẫu văn bản

  • Mẫu văn bản vừa chọn sẽ hiển thị trên màn hình, Anh/Chị click vào Chọn mẫu khác nếu muốn thay đổi mẫu văn bản.

  • Kiểm tra lại mẫu VB đã tải lên và nhấn biểu tượng bt để chuyển bước tiếp theo.

  • Bước 3: Hoàn thiện nội dung trên văn bản bằng các cách sau:

  • Cách 1: Kích đúp chuột và sửa tay trực tiếp vào các cột thông tin.

  • Cách 2: Nạp dữ liệu văn bản từ file excel.

    • Tải file mẫu dữ liệu về (File này sẽ có sẵn dữ liệu sẵn có trên lưới nhập) và chỉnh sửa các thông tin ở file này.

    • Có một số lưu ý khi nhập dữ liệu ở file excel nạp dữ liệu:

      • Giá trị trong file excel nên để fomat text.
      • Nếu mẫu văn bản đã chọn xác định Số văn bản và Ngày văn bản là tự động sinh thì 2 cột này sẽ bị disable trên lưới nhập và tự sinh khi Xuất văn bản.
      • Với các trường thông tin chọn từ danh sách, chỉ chọn/nhập giá trị đúng bằng giá trị trong danh sách (không phân biệt hoa thường).

    • Upload file dữ liệu lên.

  • Đính kèm các file liên quan (nếu có):

    Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 files và 1 file đính kèm tải lên không được quá 5MB.

    • Cách 1: Tải file lên từ máy tính.
    • Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).

  • Bước 5: Cập nhật tên đợt ký -> Nhấn Xuất văn bản để xem văn bản.

  • Tại bước này Anh/Chị có thể thay đổi lại vị trí ảnh chữ ký như mong muốn

  • Bước 6: Kiểm tra lại nội dung văn bản -> Nhấn Chuyển ký để chuyển thông tin văn bản cho người ký.

- Trong trường hợp có điều chỉnh lại vị trí chữ ký, hệ thống sẽ có 2 lựa chọn:

    - Chọn Có: thay đổi lại vị trí ký của tất cả văn bản trong đợt ký theo tọa độ ký của họp đồng được sửa gần nhất
    - Chọn Không: chỉ cập nhật lại tọa độ ký của các văn bản đã được kéo lại vị trí chữ ký

I.2.2 Theo dõi đợi ký#

  • Tại danh sách quản lý văn bản đã lập từ mẫu, nhấn vào biểu tượng bt để mở giao diện quản lý tình trạng ký của từng đợt ký văn bản.

  • Chức năng này giúp anh chị theo dõi được tình trạng ký của các văn bản trong đợt ký.

Trường hợp văn bản cần gửi lại cho khách hàng (khi đã tới lượt ký), anh chị thực hiện như sau:

I.2.3 Quản lý tình trạng ký văn bản#

Tại màn hình danh sách văn bản thương mại tạo từ mẫu có các tính năng để theo dõi trạng thái văn bản như sau:

A.Thông tin văn bản: Ngày lập, Người lập, Mẫu văn bản, Tên đợt ký, Số lượng văn bản trong đợt ký, Trạng thái đợt ký.

B.Trạng thái đợt ký:

  • Mới tạo: Trạng thái mới tạo dành cho những đợt ký văn bản đang tạo nháp, chưa hoàn thành các bước và chuyển ký.

  • Chờ ký: Trạng thái này thể hiện văn bản đang chờ các bên tham gia thực hiện ký. Trường hợp văn bản đã chuyển ký nhưng chưa có ai ký mà phát hiện ra sai sót thì anh/chị có thể thực hiện Hủy văn bản.

    • Nếu chọn Hủy văn bản: văn bản chuyển về trạng thái Hủy, anh/chị không thể sửa lại văn bản đó nữa và không bên nào ký được văn bản.

  • Đã ký: Trạng thái này thể hiện đợt ký văn bản này các bên tham gia ký đã thực hiện ký văn bản.

  • Từ chối ký: Trạng thái này thể hiện có một người ký trong luồng ký từ chối ký văn bản.

C.Các tác vụ khác:

  • Sửa: Nút này chỉ nhấn được đối với các văn bản ở trạng thái Mới tạo, Từ chối ký.

  • Xem chi tiết văn bản: Nút này không nhấn được khi văn bản ở trạng thái Mới tạo.

  • Theo dõi và xem nhật ký: Nút này không nhấn được khi văn bản ở trạng thái Mới tạo.