Vào thẳng nội dung

THIẾT LẬP CẤU HÌNH CHO VĂN BẢN ĐIỆN TỬ#

I.1 Thiết lập hình thức ký số và hình thức gửi các thông báo cho người nhận.#

  • Anh chị lựa chọn hình thức ký số tương ứng với gói dịch vụ đã mua của EFY Việt Nam (Chữ ký số hoặc OTP hoặc chữ ký ảnh).

  • Thiết lập hình thức gửi cho người nhận về thông tin hợp đồng cần ký, thông tin xác thực dùng để ký số hợp đồng (Mã OTP, thông tin chữ ký số), cụ thể như sau:

    • Chọn sử dụng email: Hệ thống chỉ gửi thông tin qua email của người nhận.
    • Chọn sử dụng SMS (Nếu chọn phương thức này thì anh/chị phải mua gói dịch vụ SMS của EFY Việt Nam):
      • Chọn tự động gửi kèm thông báo qua Email: Hệ thống gửi thông tin qua cả SMS và Email của người nhận.
      • Chọn không tự động gửi kèm thông báo qua Email: Hệ thống chỉ gửi thông tin bằng SMS cho người nhận.

I.2 Thiết lập kiểu hiển thị chữ ký#

  • Mục đích: Thiết lập định dạng chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản.

  • Bước 1: Nhấn vào Thay đổi để bắt đầu thiết lập:

  • Bước 2: Chọn kiểu hiển thị chữ ký:

Lưu ý: Nếu muốn bổ sung thêm thông tin người ký thì click vào ô Hiển thị thêm thông tin người ký

  • Bước 3: Thiết lập định dạng chữ ký:

  • Trường hợp người dùng có quyền ký văn bản và muốn sử dụng ảnh chữ ký của mình hiển thị trên văn bản thì có 2 cách thực hiện thiết lập ảnh chữ ký như sau:

    • Cách 1: Tải ảnh từ máy tính

    • Cách 2: Tải ảnh lên từ google drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống)

      • Click vào bt -> Click "Chọn ảnh" -> Chọn Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập

      • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

      • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

      Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

      • Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

      • Tiếp theo, anh/chị chọn ảnh muốn tải.

Tránh trường hợp thêm ảnh chữ ký bị mờ và không rõ nét, mời anh/chị xem Tại đây).

  • Bước 4: Nhấn Ghi để lưu lại các thông tin đã thiết lập.

I.3 Thiết lập xác định người ký#

Phương thức luân chuyển ký:

  • Ký tuần tự : hệ thống sẽ chuyển tiếp VB sang người ký tiếp theo.
  • Ký song song : hệ thống sẽ chưa chuyển VB sang người ký tiếp theo mà phải đợi những người liên quan thực hiện ký xong thì mới chuyển tiếp bước ký tiếp theo.

Nếu cho phép người ký giao việc xử lý văn bản thì anh/chị tích vào ô checkbox.

I.4 Thiết lập thông báo nhắc việc#

  • Mục đích: Thiết lập gửi email nhắc việc thông báo cho người đại diện bên lập vào ký văn bản.

  • Gửi email thông báo có văn bản chờ ký.

    • Trường hợp 1: Tự động: Người ký tiếp theo sẽ nhận được email thông báo có văn bản chờ ký.
    • Trường hợp 2: Không tự động: Người ký tiếp theo sẽ không nhận được email thông báo có văn bản chờ ký.
  • Gửi email thông báo có văn bản bị từ chối cho người ký
    • Trường hợp 1: Tự động: Những người đã ký sẽ nhận được email thông báo văn bản đã bị từ chối.
    • Trường hợp 2: Không tự động: Những người đã ký sẽ không nhận được email thông báo văn bản đã bị từ chối.

I.5 Thiết lập thông báo khi Văn bản điện tử đã có đầy đủ chữ ký#

  • Khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của tất cả các bên, anh/chị có thể thiết lập có gửi thông báo về việc hoàn thành ký kết văn bản cho các bên hay không.

I.6 Bỏ qua ký số vào file đính kèm#

  • Nếu muốn bỏ qua ký số lên file đính kèm theo văn bản, anh/chị click vào ô Bỏ qua ký số vào các file kèm theo của văn bản điện tử