Vào thẳng nội dung

THIẾT LẬP CẤU HÌNH CHO HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG#

I.1 Thiết lập hình thức ký số và hình thức gửi các thông báo cho người nhận.#

  • Anh chị lựa chọn hình thức ký số tương ứng với gói dịch vụ đã mua của EFY Việt Nam (Chữ ký số hoặc OTP).

  • Thiết lập hình thức gửi cho người nhận về thông tin hợp đồng cần ký, thông tin xác thực dùng để ký số hợp đồng (Mã OTP, thông tin chữ ký số), cụ thể như sau:

    • Chọn sử dụng email: Hệ thống chỉ gửi thông tin qua email của người nhận.
    • Chọn sử dụng SMS (Nếu chọn phương thức này thì anh/chị phải mua gói dịch vụ SMS của EFY Việt Nam):
      • Chọn tự động gửi kèm thông báo qua Email: Hệ thống gửi thông tin qua cả SMS và Email của người nhận.
      • Chọn không tự động gửi kèm thông báo qua Email: Hệ thống chỉ gửi thông tin bằng SMS cho người nhận.

I.2 Thiết lập kiểu hiển thị chữ ký#

  • Mục đích: Thiết lập định dạng chữ ký sẽ hiển thị trên hợp đồng.

  • Bước 1: Nhấn vào Thay đổi để bắt đầu thiết lập:

  • Bước 2: Chọn kiểu hiển thị chữ ký:

Lưu ý: Nếu muốn bổ sung thêm thông tin người ký thì click vào ô Hiển thị thêm thông tin người ký

  • Bước 3: Thiết lập định dạng chữ ký:

  • Trường hợp người dùng có quyền ký hợp đồng và muốn sử dụng ảnh chữ ký của mình hiển thị trên hợp đồng thì có 2 cách thực hiện thiết lập ảnh chữ ký như sau:

    • Cách 1: Tải ảnh từ máy tính

    • Cách 2: Tải ảnh lên từ google drive (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống)

      • Click vào bt -> Click "Chọn ảnh" -> Chọn Google Drive -> Chọn tài khoản anh/chị muốn đăng nhập

      • Tiếp theo, anh/chị sẽ được chuyển đến trang nhập tên đăng nhập vào tài khoản Google. Hãy nhập tên tài khoản của anh/chị vào và chọn Tiếp theo.

      • Anh/chị hãy nhập mật khẩu đăng nhập ở màn hình tiếp theo, sau đó nhấn vào nút Tiếp theo. Nếu quên mật khẩu đăng nhập, anh/chị có thể chọn vào chữ Bạn quên mật khẩu để lấy lại mật khẩu.

      Nếu anh/chị đang bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google của mình thì sẽ có một màn hình nữa để xác nhận đăng nhập. Nếu không bật thì sẽ không có bước này.

      • Sau khi đăng nhập Google Drive thành công, thì anh/chị sẽ được chuyển hướng đến trang Google Drive của mình.

      • Tiếp theo, anh/chị chọn ảnh muốn tải.

Tránh trường hợp thêm ảnh chữ ký bị mờ và không rõ nét, mời anh/chị xem Tại đây).

  • Bước 4: Nhấn Ghi để lưu lại các thông tin đã thiết lập.

I.3 Thiết lập thông báo nhắc việc#

  • Mục đích: Thiết lập gửi email nhắc việc thông báo cho người đại diện bên lập vào ký hợp đồng..

    • Tự động gửi mail thông báo cho người ký khi có đợt ký mới: Người ký tiếp theo sẽ nhận được email thông báo có hợp đồng chờ ký.
    • Không tự động thông báo khi có đợt ký mới: Người ký tiếp theo sẽ không nhận được email thông báo có hợp đồng chờ ký.

I.4 Thiết lập thông báo khi Hợp đồng lao động đã có đầy đủ chữ ký#

  • Khi hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của tất cả các bên, anh/chị có thể thiết lập có gửi thông báo về việc hoàn thành ký kết hợp đồng cho các bên hay không.

I.5 Thiết lập cơ chế xác thực khi người lao động tra cứu hợp đồng#

  • Nếu chọn Bằng ID hợp đồng & Mã tra cứu: NLĐ chỉ cần dùng ID và Mã tra cứu của hợp đồng để tra cứu được HĐ.
  • Nếu chọn Bằng ID hợp đồng, Mã tra cứu & Số CCCD/HC trên hợp đồng: NLĐ cần dùng ID, Mã tra cứu của HĐ và số CCCD/HC của NLĐ để tra cứu được HĐ.
  • Nếu chọn Bằng ID hợp đồng, Mã tra cứu & Tài khoản tra cứu của người lao động: NLĐ phải có tài khoản đăng nhập, dùng ID và Mã tra cứu để xem được nội dung và ký hợp đồng.
  • Checkbox Tự động cấp tài khoản cho NLĐ đăng nhập vào portal để tra cứu, ký HĐLĐ liên quan: Cho phép tự động gửi thông báo cấp tài khoản sau khi chuyển ký HĐ (theo hình thức thông báo của NLĐ)
  • Tài khoản tra cứu của NLĐ:
  • Sử dụng Số điện thoại làm tên đăng nhập
  • Sử dụng email làm tên đăng nhập
  • Sử dụng mã nhân viên làm tên đăng nhập

Lưu ý:

  • Mỗi NLĐ chỉ được cấp một tài khoản, tên đăng nhập không thay đổi theo cấu hình

I.6 Tạo mật khẩu cho NLĐ#

Mặc định mật khẩu tối thiểu 6 ký tự bao gồm chữ thường + số

I.7 Thời gian bắt buộc đổi mật khẩu cho NLĐ#

Sau thời gian cấu hình tính, NLĐ bắt buộc đổi mật khẩu mới để đăng nhập vào Portal

I.8 Cơ chế xác thực đăng nhập cho NLĐ#

Sử dụng cơ chế xác thực 2 lớp:

  • Lớp 1: Tên đăng nhập + mật khẩu
  • Lớp 2: Mã OTP được gửi về email/SMS của NLĐ Sau khi nhập đúng các thông tin trên thì NLĐ mới đăng nhập vào Portal thành công