Vào thẳng nội dung

LẬP HỢP ĐỒNG#

I.1 Mục đích#

  • Hướng dẫn tạo hợp đồng trên EFY-eCONTRACT từ file hợp đồng (Định dạng PDF,docx) đã soạn thảo đầy đủ nội dung và sử dụng luồng duyệt, ký đã tạo sẵn

I.2 Các bước thực hiện#

I.2.1 Thêm hợp đồng#

  • Bước 1: Tại danh sách quản lý hợp đồng thương mại đã tạo, nhấn biểu tượng bt -> Chọn Lập HĐ từ máy tính.

  • Bước 2: Có 2 cách tải hợp đồng cần ký lên hệ thống - File tải lên không được quá 5MB.

    • Cách 1: Tải file lên từ máy tính

    • Cách 2: Tải lên file từ Google Drive (xem hướng dẫn tại đây (Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống)) Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

    • Kiểm tra lại nội dung văn bản đã tải, nhấn nút Chọn tệp khác nếu muốn thay thế văn bản hoặc nhấn nút bt để sang bước tiếp theo.

  • Bước 3: Chọn quy trình duyệt, ký áp dụng cho hợp đồng.

  • Chọn Loại hợp đồng

  • Chọn luồng duyệt, ký cho hợp đồng

  • Nhập thông tin người ký bên nhận hợp đồng

Đối với bên lập:

  • Các thông tin người duyệt, ký bên lập đều không thể thay đổi.

Đối với bên nhận:

  • Nhập thông tin của người nhận.

    • Trường hợp 1: Bên nhận là tổ chức: NSD nhập đầy đủ các thông tin: Mã số thuế đã đăng ký chữ ký số (Bắt buộc đối với hình thức ký bằng Chữ ký số); Tên đơn vị; Họ tên người ký.

    • Trường hợp 2: Bên nhận là cá nhân: NSD nhập số CCCD/Hộ chiếu đã đăng ký chữ ký số (Bắt buộc đối với hình thức ký bằng Chữ ký số); Họ tên người ký.

  • Chọn hình thức thông báo.

    • Nếu bên nhận được cấu hình bằng email thì cần nhập thêm thông tin email nhận mã OTP xác thực.

    • Nếu bên nhận được cấu hình gửi OTP bằng SMS thì cần nhập thêm thông tin số điện thoại nhận mã OTP xác thực.

  • Thông tin Vai trò ký Tổ chức/ Cá nhân và Hình thức ký không thể thay đổi mà sẽ phải theo luồng duyệt, ký đã tạo.

  • Lưu ý: Hệ thống sẽ gửi thông tin hợp đồng cần ký, mã xác thực OTP cho bên nhận vào email (Hoặc số điện thoại), do đó cần nhập đúng các thông tin này.

Nhấn biểu tượng bt để chuyển sang bước tiếp theo:

  • Bước 4: Nhập các thông tin để quản lý hợp đồng và thiết lập vị trí hiển thị chữ ký.

    • Nhập các thông tin để quản lý hợp đồng bao gồm: Loại hợp đồng, số hợp đồng, ngày hợp đồng (Các thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc nhập).

    • Đính kèm các file liên quan (nếu có):

    Có 2 cách đính kèm file liên quan – Số lượng file đính kèm được tải lên là tối đa 10 file và 1 file đính kèm tải lên không được quá 10MB.

    • Cách 1: Tải file lên từ máy tính.

    • Cách 2: Tải file lên từ google drive ( Cần được cấu hình chức năng trong Cài đặt/ Tham số hệ thống).

      • Tiếp theo, anh/chị chọn file muốn tải.

    • Thiết lập vị trí hiển thị chữ ký:

      • Chọn Vị trí ký mặc định: Vị trí sẽ luôn hiển thị ở cuối cùng của trang được thiết lập sẽ hiển thị chữ ký:

      • Thiết lập thứ tự hiển thị chữ ký của các bên:

      • Chọn Kéo vị trí chữ ký: Anh/chị kéo chữ ký từ khung thông tin bên trái và đặt sang bất kỳ chỗ nào của hợp đồng.Sau khi thực hiện ký, chữ ký sẽ được hiển thị tại vị trí được kéo (với vai trò duyệt sẽ không thể kéo chữ ký)

    • Sinh nhiều chữ ký trên cùng một hợp đồng: Phần mềm hỗ trợ người dùng thêm nhiều chữ ký trong cùng một hợp đồng trong các trường hợp người dùng muốn ký nháy, ký nhiều trang, ký bổ sung phụ lục… Anh/chị thao tác kéo chữ ký và đặt tại các vị trí cần ký nhiều lần.

    • Căn chỉnh vị trí và kích thước của chữ ký.

  • Bước 5: Nhấn Chuyển ký để chuyển hợp đồng cho các bên thực hiện ký.

I.2.2 Quản lý tình trạng ký hợp đồng#

Tại màn hình danh sách Hợp đồng thương mại có các tính năng để theo dõi trạng thái hợp đồng như sau:

A.Thông tin hợp đồng: Ngày lập, Người lập, Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, Loại hợp đồng, Khách hàng.

B.Trạng thái hợp đồng:

  • Mới tạo: Trạng thái mới tạo dành cho những hợp đồng đang tạo nháp, chưa hoàn thành các bước và chuyển ký.

  • Chờ ký: Trạng thái này thể hiện hợp đồng đang chờ các bên tham gia thực hiện ký. Trường hợp hợp đồng đã chuyển ký nhưng chưa có ai ký mà phát hiện ra sai sót thì anh/chị có thể thực hiện Thu hồi hoặc Hủy hợp đồng.

    • Nếu chọn Thu hồi hợp đồng: hợp đồng chuyển về trạng thái Mới tạo, anh/chị có thể thực hiện sửa lại hợp đồng đó để chuyển ký lại.

    • Nếu chọn Hủy hợp đồng: hợp đồng chuyển về trạng thái Hủy, anh/chị không thể sửa lại hợp đồng đó nữa và không bên nào ký được hợp đồng.

  • Đã ký: Trạng thái này thể hiện hợp đồng này các bên tham gia ký đã thực hiện ký hợp đồng.

  • Từ chối ký: Trạng thái này thể hiện có một người ký trong luồng ký từ chối ký hợp đồng.

C.Các tác vụ khác:

  • Sửa: Nút này chỉ nhấn được đối với các hợp đồng ở trạng thái Mới tạo, Từ chối ký.

  • Xem chi tiết hợp đồng: Nút này không nhấn được khi hợp đồng ở trạng thái Mới tạo.

  • Theo dõi và xem nhật ký: Nút này không nhấn được khi hợp đồng ở trạng thái Mới tạo.